Raport X vs. Raport Z — care e diferența și când folosiți fiecare

Raportul X (numit uneori și raport intermediar sau raport de citire) vă arată totalurile curente ale sesiunii — vânzări de până acum, defalcare numerar/card, TVA colectat — fără să reseteze sau să închidă nimic. Puteți genera un raport X de câte ori doriți în timpul zilei, la orice oră, fără nicio consecință fiscală.

Utilitatea lui e strict operațională: verificați starea casei la prânz, înainte de o predare de tură, sau înainte de o depunere parțială de numerar la bancă, fără să afectați contorul zilei.

Raportul Z face ce numele sugerează: închide definitiv ziua fiscală curentă și reface contoarele pentru ziua următoare. Odată generat, vânzările zilei respective sunt considerate raportate fiscal — nu mai puteți adăuga tranzacții din ziua anterioară după ce ați făcut Z.

În majoritatea sistemelor, raportul Z pentru o zi calendaristică nu se poate genera de două ori — dacă ați emis deja Z pentru azi, a doua generare fie e blocată, fie pornește ziua următoare de la zero. De asta raportul Z se face o singură dată, la finalul efectiv al programului.

• Raport X — verificare de casă la schimb de tură, fără să închideți ziua altui casier; control rapid al numerarului înainte de o depunere parțială; verificare a TVA-ului colectat până la ora respectivă, pentru o estimare
• Raport Z — o singură dată, la finalul zilei de lucru, după ultima vânzare, înainte de a scoate numerarul din sertar pentru numărătoarea finală

O greșeală frecventă: unii casieri generează Z de câte ori vor să vadă cum stă ziua, crezând că funcționează ca un X. Dacă sistemul permite un singur Z pe zi, asta poate încheia ziua fiscal prematur, la ora 14:00, în timp ce locația rămâne deschisă până la 22:00 — vânzările de după ora aceea rămân fără raport de închidere corect.

Ambele rapoarte afișează, de regulă, aceleași categorii de informație — vânzări totale, defalcare pe metodă de plată, TVA pe cote — dar cu un rol diferit:

• X — informativ, repetabil, nu modifică nimic în evidența fiscală
• Z — definitiv, o dată pe zi, resetează contoarele și marchează oficial închiderea zilei

Din acest motiv, raportul Z este cel arhivat și cerut la control fiscal ca dovadă a închiderii zilei — raportul X nu are această valoare, e doar un instrument de lucru.

În franchisetech, generarea raportului X sau Z necesită drepturi de administrator sau manager — nu orice casier poate închide ziua fiscal, exact pentru a preveni o închidere accidentală sau prematură. Raportul X îl puteți genera oricând, din contul de administrator, pentru o verificare rapidă a stării casei, fără efect asupra sesiunii active.

Raportul Z rămâne acțiunea finală, conștientă, făcută o singură dată — după ce v-ați asigurat că toate vânzările zilei sunt deja înregistrate.