Cum gestionați stocul într-o cafenea: de la 1 kg de cafea la profitul real

Scenariul e cunoscut în multe cafenele: comandați cafea boabe săptămânal, iar spre vineri sacul e aproape gol, deși vânzările din POS nu par să justifice consumul. Nimeni nu poate spune dacă diferența vine din reglajul râșniței, din băuturi refăcute, din cafelele oferite personalului sau din vânzări neînregistrate.

Articolul urmărește o singură materie primă, cafeaua, de la recepție până la inventar. Același raționament se aplică laptelui, siropurilor sau paharelor. Toate cifrele sunt ipoteze de exemplu, marcate ca atare; înlocuiți-le cu prețurile și rețetele dumneavoastră.

• Cafea boabe: 120 lei/kg fără TVA, cumpărată în pungi de 1 kg
• Rețeta de cappuccino: 18 g cafea (dublu espresso), 180 ml lapte
• Lapte: 7,50 lei/l fără TVA
• Pahar, capac și manșon pentru takeaway: 0,70 lei
• Plic de zahăr și paletă: 0,10 lei
• Preț de vânzare al cappuccinoului: 15,00 lei fără TVA (prețul de pe meniu, cu TVA, depinde de cota aplicabilă produsului; verificați-o cu contabilul)
• Reglaj zilnic al râșniței și shot-uri aruncate la calibrare: 3% din cafea

Dacă folosiți un espresso simplu de 7–9 g, toate calculele de mai jos se schimbă proporțional. Pentru formula generală a costului unei rețete, vedeți cum calculați costul unei rețete pentru cafenea.

În teorie: 1.000 g ÷ 18 g = 55 de porții.

În practică, calibrarea râșniței consumă în exemplul nostru 3%, adică aproximativ 30 g pe kilogram. Rămân circa 970 g utilizabile: 970 ÷ 18 = 53 de porții vândute dintr-un kilogram.

Diferența pare mică, dar schimbă costul real al fiecărei cafele: kilogramul de 120 lei se împarte la 53 de cafele vândute, nu la 55.

• Cafea: 18 g × 0,12 lei/g = 2,16 lei (cost teoretic)
• Lapte: 0,18 l × 7,50 lei/l = 1,35 lei
• Pahar, capac, manșon: 0,70 lei
• Zahăr și paletă: 0,10 lei
• Cost total: 4,31 lei

Cu prețul de 15,00 lei fără TVA, marja brută este 15,00 − 4,31 = 10,69 lei, adică 71%.

Dacă includeți și cafeaua pierdută la calibrare, costul cafelei dintr-un cappuccino vândut urcă la 120 ÷ 53 = 2,26 lei, iar costul total la 4,41 lei. Zece bani pe cafea nu par mult, dar la 1.500 de cafele pe lună înseamnă aproximativ 150 de lei.

Să presupunem că POS-ul arată 350 de băuturi vândute într-o săptămână, toate cu dublu espresso de 18 g (cappuccino, latte, flat white, espresso dublu).

• Consum teoretic din rețete: 350 × 18 g = 6,30 kg
• Plus calibrarea de 3%: aproximativ 6,49 kg

Acesta este consumul așteptat. Îl comparați cu consumul real, pe care îl aflați doar dintr-o numărătoare:

• Stoc la începutul săptămânii: 10,0 kg
• Recepționat de la prăjitorie (NIR): 6,0 kg
• Numărat la sfârșitul săptămânii: 9,0 kg
• Consum real: 10,0 + 6,0 − 9,0 = 7,0 kg

7,0 kg real − 6,49 kg așteptat = aproximativ 0,5 kg de cafea care nu se regăsește în vânzări. Asta înseamnă circa 28 de cappuccino pe săptămână.

Valoarea depinde de unde vine diferența:

• Dacă e risipă (shot-uri refăcute, cafea vărsată), pierdeți costul cafelei: 0,51 kg × 120 lei ≈ 61 lei pe săptămână, adică aproximativ 265 lei pe lună.
• Dacă sunt cafele date fără să fie înregistrate, pierdeți prețul lor de vânzare: 28 × 15 lei ≈ 420 lei pe săptămână, adică aproximativ 1.800 lei pe lună, fără TVA.

De aceea nu e suficient să știți că diferența există. Trebuie să aflați de unde vine.

• Rețeta din sistem nu bate cu ce face barista: rețeta spune 18 g, dar se pun constant 20 g
• Calibrarea nu e înregistrată: cafeaua de reglaj iese din stoc fără să apară nicăieri
• Băuturi refăcute la reclamații sau greșeli de comandă
• Cafea pentru personal sau oferită clienților, fără notă de consum
• Erori la recepție: s-au primit 5 pungi, dar în sistem s-au trecut 6
• Vânzări neînregistrate: cea mai scumpă cauză și cea mai greu de văzut fără o comparație regulată

Pentru cum faceți corect numărătoarea și cum interpretați o diferență, vedeți inventar fizic vs. scriptic.

Calculul de mai sus funcționează doar dacă intrările sunt corecte. Fiecare livrare de la prăjitorie se înregistrează cu cantitatea efectiv primită și prețul din factură. Dacă pe factură scrie 6 kg, dar ați primit 5, recepția trebuie să arate 5 kg, altfel toate diferențele de după sunt false.

Prețul de la recepție contează și pentru cost: dacă punga de cafea se scumpește de la 120 la 135 lei/kg, costul fiecărui cappuccino crește cu 0,27 lei, iar marja scade fără ca cineva să observe, dacă rețeta nu e legată de prețul de achiziție. Detalii despre document în cum faceți NIR-ul fără Excel.

Toate cifrele de mai sus se pot calcula într-un tabel. Problema e să le țineți la zi săptămână de săptămână:

• vânzările vin din POS, achizițiile din facturi, rețetele dintr-un alt fișier, iar inventarul de pe o foaie de hârtie
• un singur produs nou sau o rețetă modificată strică formulele
• prețul cafelei se schimbă, dar costul din tabel rămâne cel vechi
• calculul se face, de obicei, la sfârșit de lună, când nu mai știți ce s-a întâmplat într-o zi anume

Rezultatul: comparația se face rar sau deloc, iar diferența de 0,5 kg pe săptămână devine 2 kg pe lună fără să o vadă nimeni.

În planul Pro, pașii de mai sus sunt legați între ei:

1. Recepția: din Achiziții → NIR nou (sau butonul Recepție marfă din pagina Stoc) introduceți cafeaua primită; după emiterea NIR-ului, stocul crește cu cantitatea recepționată. 2. Rețeta: cappuccinoul are rețeta lui, cu 18 g cafea, 180 ml lapte și paharul; costul pe porție și marja se calculează din prețurile de achiziție. 3. Vânzarea: fiecare cappuccino vândut în POS scade automat ingredientele din rețetă. 4. Inventarul: în pagina Inventar introduceți cantitatea numărată, vedeți diferența față de stocul din sistem și o aplicați dintr-odată. 5. Comparația: raportul Consum teoretic vs. real arată, pe produs, ce ar fi trebuit consumat conform rețetelor și ce a ieșit efectiv din stoc.

FranchiseTech nu numără sacul în locul dumneavoastră și nu vă spune singur de ce lipsește cafeaua. Vă dă cifra așteptată, calculată din vânzări și rețete, ca numărătoarea de vineri să răspundă la o întrebare precisă.

• Dintr-un kilogram de cafea ies, în exemplu, 53 de cappuccino vândute, nu 55
• Costul real al unui cappuccino include și cafeaua pierdută la calibrare
• Consumul așteptat se calculează din vânzări × rețetă; consumul real, din stoc inițial + NIR − stoc numărat
• O diferență de 0,5 kg pe săptămână costă între aproximativ 265 și 1.800 de lei pe lună, după cauză
• Comparația are sens doar dacă recepțiile și rețetele sunt corecte

Dacă vreți să vedeți exemplul acesta pe produsele și rețetele dumneavoastră, solicitați o demonstrație gratuită.